Office Manager, Personal Assistant to Founder

Вимоги: Шукаємо організовану, проактивну та відповідальну людину на позицію Office Manager & Personal Assistant to Founder.

Це динамічна роль, яка поєднує щоденне управління офісом, адміністративну підтримку Founder, організацію поїздок і логістики, а також операційну підтримку команди бренду.

Ми шукаємо людину, яка любить порядок і системність, уважна до деталей, швидко знаходить рішення та вміє одночасно координувати декілька задач і пріоритетів.

Умови роботи:

Обов’язки:

Адміністративна підтримка Founder

• Робота з особистими та адміністративними документами: підготовка, заповнення, друк, сканування та відправлення.
• Підготовка документів та супровід адміністративних процесів, пов’язаних із візами, подорожами та іншими міжнародними документами.
• Організація особистих і робочих поїздок: авіа- та залізничні квитки, готелі, трансфери та супутня логістика.
• Пошук, порівняння та придбання товарів і послуг за запитом.
• Контроль та фіксація витрат за окремими задачами та проєктами.
• Організація міжнародних і внутрішніх відправлень, підготовка необхідних документів та координація кур'єрів.
• Відстеження відправлень та оперативне вирішення логістичних питань.

Office Management

• Забезпечення безперебійної щоденної роботи офісу.
• Закупівля води, квітів, побутової хімії, канцелярії, пакувальних матеріалів та інших необхідних товарів.
• Контроль наявності витратних матеріалів та своєчасне поповнення запасів.
• Організація регулярного та додаткового клінінгу.
• Організація ремонтних і технічних робіт, комунікація з майстрами та підрядниками.
• Пошук, закупівля та організація обслуговування офісної техніки й обладнання.
• Підготовка офісу до зустрічей, заходів та прийому гостей.
• Організація квітів і подарунків для команди, партнерів та підрядників.
• Допомога в організації або самостійна організація внутрішніх і корпоративних заходів.
• Ведення звітності щодо офісних витрат та виконаних операційних задач.
• Робота з адміністративною документацією: інвойси, договори, рахунки, друк та сканування.
• Робота з готівкою для операційних витрат.
• Підготовка звітів щодо відпусток та понаднормової роботи співробітників.

Операційна підтримка команди

• Організаційний супровід задач бренду та комунікація з командою, підрядниками й партнерами.
• Контроль дедлайнів, домовленостей та follow-up за поставленими задачами.
• Ведення робочих календарів, дедлайнів та ключових активностей.
• Створення та ведення робочих таблиць, презентацій та інших організаційних матеріалів.
• Робота з Google Workspace, Miro, Figma та іншими внутрішніми інструментами.
• Пошук підрядників і постачальників, запит вартості та термінів, координація виконання робіт і доставки результату.
• Узгодження організаційних деталей із зовнішніми підрядниками та контроль виконання домовленостей.
• Організація пакування та транспортування колекції за необхідності.
• Організація поїздок і логістики для членів команди.
• Контроль термінів, логістики, необхідних матеріалів та виконання домовленостей у межах окремих проєктів бренду.