Помічник генерального директора

АвтоНова-Д — 14 років тримаємо Україну в русі. Наш драйв — це твоя впевненість за кермом. Ми забезпечуємо країну автозапчастинами: швидко, точно, по-людськи.

Ми шукаємо помічника генерального директора, який забезпечити максимальну операційну ефективність генерального директора шляхом повного розвантаження від рутинних, організаційних та контролюючих задач. Людина має стати «помічником» керівника, яка самостійно контролює дедлайни, тримає під контролем виконання доручень командами та виконує задачі «під ключ».

Що буде у вашій зоні відповідальності

1. Організація та координація внутрішніх зустрічей керівників

• Організація управлінських подій «під ключ»: підготовка та супровід стратегічних сесій, щомісячних звітних зустрічей керівників напрямків, нарад топменеджменту для підбиття підсумків і затвердження планів
• Стандартизація звітності: розробка, впровадження та контроль надання керівникам уніфікованих шаблонів для звітів, презентацій та планів продажів/розвитку
• Координація та модерація: формування адженди, розсилка календарних запрошень із матеріалами до зустрічі, контроль дотримання таймінгу та регламенту під час проведення нарад
• Протоколювання та фолоу-ап: Фіксування ключових рішень, винесення головного (резюмування), формалізація завдань і призначення відповідальних

2. Тайм-менеджмент та календар керівника

• Повне ведення та оптимізація робочого календаря генерального директора (планування зустрічей, нарад, дзвінків, закладання часу на аналітику/дорогу)
• Фільтрація вхідних запитів на комунікацію з керівником (пріоритизація важливого)

3. Контроль виконання доручень

• Формування завдань за підсумками нарад, постановка їх на відповідальних осіб у CRM/пошті
• Системний контроль виконання дедлайнів менеджментом та підрядниками
• Підготовка для керівника періодичних звітів за підсумками виконання постановлених задач

4. Протоколювання та розпорядчі документи

• Участь у нарадах/зустрічах, ведення протоколів із чітким фіксуванням домовленостей, відповідальних та термінів
• Розробка, оформлення, адміністрування та ведення реєстру розпорядчих документів (накази, розпорядження, доручення)
• Організація та супровід відряджень «під ключ» по Україні та за кордон (підготовка наказу та звернень, бронювання квитків, готелів, трансферів, підготовка пакета матеріалів до зустрічей)
• Виконання як стандартних операційних, так і нестандартних бізнес- та особистих доручень (самостійно або шляхом швидкого пошуку/контролю відповідних підрядників)
• Зведення великих обсягів інформації в єдині контрольні файли (без створення неузгоджених дублікатів), підготовка презентацій, довідок, звітів та аналітичних записок для керівника

Що для нас важливо

• Досвід роботи від 1−2 років на позиціях помічника директора/власника, керівника секретаріату або проєктного-менеджера
• Вільне володіння ПК та софтом: просунутий користувач MS Office (Excel, Word, PowerPoint) та Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Slides), бажано досвід роботи з таск-трекерами (PlanFix, Trello, Asana, Notion тощо) та 1С
• Гарна усна та письмова українська мова, навички ведення ділового листування
• Наявність посвідчення водія категорії «В» та власного автомобіля (буде перевагою для оперативного вирішення організаційних питань)

Які умови праці ми пропонуємо

• Заробітна плата обговорюється на співбесіді, та формується від запиту нашого майбутнього працівника
• Офіційне працевлаштування з першого робочого дня — 24 дні відпустки на рік, оплачувані лікарняні

• Графік роботи офісний: пн-пт, субота та неділя вихідні, зручний офіс, поруч наявне обладнане укриття

• Вся необхідна для роботи техніка, телефонія та програмні продукти
• Компенсація палива і амортизації авто за домовленістю

Чому працювати в АвтоНова-Д круто

• Компанія стабільно розвивається вже протягом 14 років — ти завжди будеш з роботою
• Маємо 27 філій і більше 700 працівників по всій Україні — колеги, які підтримають і допоможуть в будь якій ситуації
• Надаємо зниж­ки на ав­то­зап­ча­сти­ни, об­слу­го­ву­ва­н­ня авто, товари для тваринок, доставку їжі, книжки, спортзали, заправки WOG — для тебе і тво­їх дру­зів
• Ми готові тебе навчати і розвивати — оплачуємо 50% на зовнішні курси, надаємо можливість навчатись на курсах всередині компанії
• Корпоративи і святкування, щоб зробити робочий процес веселим і дружнім

Ми відкриті для спілкування будь яким способом: відгук, дзвінок, повідомлення в месенджер.