Адміністративний асистент, офіс-менеджер

Про вакансію

АЙДЕТІКС — українська компанія, яка спеціалізується на комплексному постачанні товарів для міжнародних та українських гуманітарних організацій.

Ми є акредитованим постачальником широкого асортименту продукції та беремо участь у тендерах міжнародних фондів, благодійних організацій, державних установ і проєктів гуманітарної допомоги.

Сьогодні компанія активно розвивається, запускає нові напрями та масштабує команду, тому ми шукаємо адміністративного асистента, який допомагатиме організовувати щоденні процеси офісу та підтримуватиме команду й керівника в операційних і адміністративних завданнях.

Наш сайт: https://aidetics.com/

Основні обов’язки

• організація щоденної роботи офісу та забезпечення його всім необхідним;
• контроль наявності канцелярії, води, побутових і витратних матеріалів та їх своєчасне замовлення;
• приймання, реєстрація та передавання вхідної й вихідної кореспонденції;
• створення ТТН у додатку «Нова пошта»;
• сканування, друк, копіювання та cистематизація та документів;
• ведення реєстрів, таблиць, календарів та внутрішніх баз компанії;
• робота з CRM;
• пошук та систематизація необхідної для роботи інформації;
• моніторинг профільних виставок, конференцій, форумів та інших заходів;
• робота з контентом сайтів компанії;
• допомога команді в поточних організаційних питаннях;
• допомога в підборі персоналу: розміщення вакансій, комунікація з кандидатами та організація співбесід;
• виконання оперативних адміністративних та організаційних доручень керівника.

Що для нас важливо

• досвід роботи від 1 року на посаді адміністративного асистента, офіс-менеджера, помічника керівника або на аналогічній позиції;
• уважність до деталей та відповідальне ставлення до роботи;
• високий рівень самоорганізації та системний підхід до завдань;
• вміння одночасно працювати з кількома задачами та правильно визначати пріоритети;
• оперативність, пунктуальність та комунікабельність;
• впевнене володіння Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) та Google Workspace;
• досвід використання ChatGPT, Gemini та інших AI-інструментів буде перевагою;
• бажання навчатися, розвиватися та вдосконалювати робочі процеси.

Що ми пропонуємо

• офіційне працевлаштування з першого робочого дня;
• оплачувану адаптацію та підтримку команди на старті;
• заробітну плату 35 000 грн на випробувальний період до 3 місяців; подальший рівень заробітної плати переглядається за результатами роботи;
• повну зайнятість: понеділок — п’ятниця, 09:00−18:00;
• комфортний офіс у Києві, за 7 хвилин від ст. м. «Тараса Шевченка»;
• щорічну оплачувану відпустку та оплачувані лікарняні;
• ноутбук, корпоративний телефон та все необхідне для роботи;
• дружню команду, відкриту комунікацію та підтримку;
• чай, каву та комфортні умови роботи в офісі.

Якщо ви маєте досвід адміністративної роботи, любите порядок у процесах, вмієте швидко орієнтуватися в нових завданнях і не боїтеся багатозадачності — надсилайте своє резюме. Будемо раді познайомитися!