Офіс-менеджер / Асистент(ка) керівниці

Громадська спілка «YMCA Ukraine» — всеукраїнська громадська організація та частина міжнародного руху YMCA, що працює у понад 120 країнах світу. Наша організація реалізує освітні, соціальні, гуманітарні та міжнародні проєкти, спрямовані на розвиток молоді й громад, підтримку внутрішньо переміщених осіб, ветеранів і зміцнення соціальної стійкості в Україні.

Це хороша можливість для тих, хто хоче розвиватися в організації процесів і комунікації, працювати в динамічній команді та долучатися до проєктів, що підтримують молодь і громади в Україні.

Обов’язки:

Офіс

• Організація роботи офісу: комфортні умови (замовлення води, снеків), контроль стану техніки та вчасне усунення несправностей, закупівля канцелярії, витратних матеріалів і техніки.

• Комунікація з комунальними службами та постачальниками (що стосується потреб офісу): договори, рахунки, подача показників.

Документи та контрагенти

• Комунікація з контрагентами, повний супровід співпраці (зокрема координація оформлення та обміну супровідними документами).

• Ведення електронної пошти та календаря організації, отримання кореспонденції й посилок з подальшим сортуванням первинної документації.

• Упорядкування документів і файлів на Google Диску.

Комунікації та переклад

• Комунікація з локальними організаціями та міжнародними партнерами, зокрема англійською.

• Підготовка документів, звітів і презентацій українською та англійською, переклади.

• Усний переклад для іноземних гостей під час візитів і для учасників, які долучаються та виступають онлайн.

Події та проєкти

• Логістика подій, тренінгів і візитів партнерів, організація відряджень і робочих поїздок.

• Адміністративний супровід невеликих проєктів.

Підтримка керівниці та команди

• Асистування керівниці в щоденних робочих завданнях і дорученнях.

• Підтримка командних процесів: зустрічі, нагадування, нотатки, онбординг, доступи до робочих сервісів.

Ми чекаємо саме на вас, якщо ви:

• маєте рівень володіння англійською не нижче B2;
• відповідально ставитеся до виконання роботи;
• не боїтеся різнопланових завдань;
• вмієте працювати в команді та маєте хороші комунікативні навички;
• вмієте організовувати роботу та тримати порядок;
• маєте базові цифрові навички, вмієте працювати з продуктами Google, Zoom, Canva.

Ми пропонуємо:

• стабільну повну зайнятість;
• можливість професійного зростання й участі в міжнародних подіях;
• гідну винагороду за результатами співбесіди;
• досвід у міжнародній організації, можливість познайомитися з людьми з багатьох країн;
• команду, яка підтримує і допомагає;
• можливості для вдосконалення навичок;
• офіс у Києві (7 хв від станції метро «Звіринецька»);
• професійний розвиток у команді та можливість робити внесок у важливу суспільну місію.

Обрані кандидати будуть запрошені на співбесіду до офісу. Співбесіда буде проходити українською та англійською мовою.