Finance Assistant

Про організацію та програму

International Organization for Migration (IOM) — Міжнародна організація з міграції, яка працює в Україні з 1996 року. IOM підтримує внутрішньо переміщених осіб, постраждалі від війни громади та інші вразливі групи населення через гуманітарні програми, проєкти відновлення та розвитку.

Ця позиція є частиною IOM Ukraine Civil Society Organization (CSO) Fund — фонду підтримки організацій громадянського суспільства, який надає фінансові гранти та гранти на навчання в межах двох проєктів:

• Hromada Reconstruction and Empowerment Facility (HREF);

• Reconstruction and Localisation Efforts in Hromadas.

IOM Ukraine шукає двох фахівців/фахівчинь на позицію Finance Assistant, які забезпечуватимуть фінансовий моніторинг, перевірку звітності та супровід грантових проєктів організацій громадянського суспільства.

Про роль

Finance Assistant відповідатиме за перевірку фінансових документів грантоотримувачів та implementing partners, моніторинг використання бюджетів, аналіз фінансової звітності й підтримку внутрішніх процедур фінансового контролю IOM.

Фахівець/фахівчиня працюватиме під безпосереднім керівництвом Senior Programme Support Associate (IP Financials) та взаємодіятиме з програмними командами, фінансовими підрозділами, грантоотримувачами й партнерськими організаціями.

Основна мета позиції — забезпечувати належне фінансове управління грантовими ресурсами, прозорість використання коштів та відповідність фінансової документації встановленим вимогам IOM.

Основні обов'язки

Фінансовий моніторинг та управління бюджетами

• Підтримка контролю та моніторингу фінансової діяльності й ресурсів IOM Ukraine.

• Перевірка бюджетів проєктів організацій-грантоотримувачів (Grant Recipient Entities) та implementing partners.

• Підготовка звітів про використання бюджетів (budget utilization) відповідно до форматів і процедур IOM.

• Регулярне оновлення фінансової інформації для програмних команд.

• Аналіз відхилень між запланованими бюджетами та фактичними витратами (budget vs. actual expenditures).

• Підтримка внутрішніх процедур фінансового контролю.

Перевірка фінансової звітності грантоотримувачів

• Перевірка фінансових звітів Grant Recipient Entities та Implementing Partners.

• Аналіз підтвердних фінансових документів і перевірка їхньої повноти.

• Виявлення невідповідностей та питань, що потребують додаткових роз'яснень.

• Комунікація з громадськими організаціями та партнерами для уточнення фінансової інформації.

• Своєчасне інформування Senior Programme Support Associate та програмних команд про фінансові ризики, невідповідності й проблеми зі звітністю.

Робота з дебіторською та кредиторською заборгованістю

• Відстеження debtors and creditors accounts.

• Моніторинг непогашених авансів та інших фінансових зобов'язань.

• Взаємодія з відповідальними підрозділами та співробітниками IOM для забезпечення своєчасного закриття авансів.

• Підготовка необхідних фінансових звітів і супровідної документації.

Підтримка грантоотримувачів та партнерів

• Допомога в організації та проведенні вступних фінансових тренінгів (financial onboarding) для грантоотримувачів.

• Підтримка додаткових навчальних заходів для партнерських організацій за потреби.

• Надання роз'яснень щодо вимог до фінансової документації та звітності в межах визначених повноважень.

• Підтримка проведення Due Diligence Assessments потенційних і чинних грантоотримувачів та implementing partners.

Документообіг і фінансова адміністрація

• Забезпечення належного ведення та зберігання фінансової документації.

• Перевірка повноти supporting documents.

• Ведення електронної системи зберігання документів (e-filing system).

• Систематизація фінансової інформації для внутрішнього контролю та подальшої звітності.

• Виконання інших фінансових і адміністративних завдань відповідно до потреб команди.

Вимоги

• Бакалаврський ступінь у сфері:

  • Finance;

  • Accounting;

  • Audit;

  • Business Administration;

  • Management;

  • або іншій суміжній дисципліні.

• Щонайменше 3 роки професійного досвіду у сфері фінансів та/або бухгалтерського обліку.

• Розуміння принципів фінансового управління, бюджетування та фінансового контролю.

• Навички роботи з фінансовими звітами та підтвердними документами.

• Висока точність і уважність до деталей у підготовці та перевірці документації.

• Сильні аналітичні й організаційні навички.

• Відмінні письмові та усні комунікаційні навички.

• Впевнене користування MS Excel, Word та іншими офісними програмами.

• Здатність самостійно організовувати роботу, дотримуватися дедлайнів та ефективно працювати у мультикультурному середовищі.

• Вільне володіння українською та англійською мовами.

Буде перевагою

• Досвід адміністративного та фінансового управління, budget monitoring, cash management та internal control procedures.

• Практичний досвід перевірки фінансової звітності грантоотримувачів.

• Досвід фінансового супроводу грантових програм.

• Досвід роботи з громадськими організаціями та implementing partners.

• Досвід роботи в IOM, інших міжнародних гуманітарних організаціях, державних установах або NGO.

• Практичні навички аналізу budget utilization та фінансових відхилень.

• Досвід роботи з базами даних та електронними системами документообігу.

Ми пропонуємо

• Щомісячна виплата Volunteer Living Allowance (VLA) — 1 869 USD в еквіваленті у гривні.

• 350 USD — одноразова виплата на початку контракту.

• Медичне страхування для UN Volunteer та членів сім'ї, які відповідають умовам програми.

• Страхування життя.

• Щорічна відпустка — 2,5 дня за кожен завершений місяць контракту.

• Інші види відпусток відповідно до умов UN Volunteers.

• Контракт на 8 місяців із можливістю продовження залежно від фінансування, операційних потреб та результатів роботи.

• Можливість отримати досвід роботи в міжнародній організації та долучитися до підтримки громадянського суспільства і відновлення громад України.