Administrative/Finance Assistant

Про організацію та програму

UNMAS (United Nations Mine Action Service) — Служба ООН з питань протимінної діяльності, яка працює над зменшенням загроз, пов'язаних із мінами, вибухонебезпечними залишками війни та саморобними вибуховими пристроями.

В Україні UNMAS підтримує розвиток національної системи протимінної діяльності, посилення інституційної спроможності, координацію між державними органами, міжнародними партнерами та організаціями, залученими до гуманітарного розмінування.

У зв'язку з розширенням програмної діяльності UNMAS Ukraine шукає Administrative/Finance Assistant, який/яка забезпечуватиме адміністративну, логістичну та фінансово-документаційну підтримку команди.

Про роль

Administrative/Finance Assistant відповідатиме за щоденну адміністративну підтримку, організацію службових поїздок, координацію зустрічей, підготовку фінансових і закупівельних документів та ведення робочої документації.

Позиція передбачає тісну співпрацю з програмними командами UNMAS, адміністративними підрозділами ООН, постачальниками послуг та партнерами.

Основна мета ролі — забезпечити своєчасну й ефективну організацію адміністративних процесів, щоб програмна команда могла зосередитися на реалізації заходів у сфері протимінної діяльності.

Основні обов'язки

Адміністративна та логістична підтримка

• Організація службових відряджень і польових місій команди UNMAS Ukraine.

• Координація транспорту, проживання, графіків поїздок та інших логістичних питань.

• Підготовка та перевірка документів для оформлення службових поїздок.

• Взаємодія зі співробітниками, відповідальними за відрядження, та адміністративними службами ООН.

• Ведення реєстрів запланованих і завершених відряджень.

• Збір квитанцій, фінансових підтверджень та звітних документів після поїздок.

• Моніторинг невиконаних адміністративних запитів і контроль їх своєчасного опрацювання.

Організаційна підтримка команди

• Щоденна адміністративна підтримка діяльності UNMAS Ukraine.

• Організація зустрічей, консультацій, тренінгів та офіційних заходів.

• Координація запрошень, графіків, приміщень і матеріалів для учасників.

• Підготовка:

  • службового листування;

  • agendas та meeting notes;

  • списків учасників;

  • презентацій;

  • інших адміністративних матеріалів.

• Ведення календарів команди, контактних списків і адміністративних реєстрів.

• Організація електронного документообігу та забезпечення конфіденційності інформації.

• Підтримка базових офісних і кадрово-адміністративних процесів у межах посадових повноважень.

Фінансова та закупівельна підтримка

• Збір, систематизація та перевірка підтвердних документів для фінансових і закупівельних операцій.

• Робота з:

  • invoices;

  • receipts;

  • quotations;

  • contracts;

  • payment documentation.

• Ведення таблиць обліку закупівель, витрат та адміністративних запитів.

• Надання адміністративної підтримки під час підготовки procurement plans.

• Відстеження статусу закупівельних процесів і необхідної документації.

• Координація з постачальниками та відповідальними співробітниками фінансових і закупівельних підрозділів.

• Підготовка expenditure summaries та супровідної документації для звітності, перевірок і аудитів.

• Систематизація документів для договорів, закупівель та платежів.

Підтримка роботи з адміністративними системами ООН

• Збір і перевірка документації для операцій в адміністративних системах ООН.

• Підготовка повних пакетів документів для подальшого розгляду й опрацювання уповноваженими співробітниками.

• Відстеження статусу адміністративних запитів.

• Взаємодія з відповідальними підрозділами для усунення недоліків у документації.

• Підтримка підготовки документів для процесів, пов'язаних із Umoja, відповідно до внутрішніх процедур ООН.

Посада передбачає документальну й координаційну підтримку, але не самостійне затвердження платежів або виконання операцій, що потребують спеціальних повноважень.

Підтримка програмної діяльності

• Адміністративна підтримка реалізації проєктів UNMAS Ukraine.

• Ведення проєктної документації, робочих планів і графіків заходів.

• Збір та систематизація інформації для звітів, презентацій і внутрішніх оновлень.

• Допомога в організації зустрічей і місій за участю державних органів, донорів, агенцій ООН та партнерських організацій.

• Документування адміністративних завдань і контроль виконання погоджених дій.

• Підтримка належного зберігання програмної та партнерської документації.

Вимоги

• Бакалаврський ступінь у сфері:

  • Business Administration;

  • Public Administration;

  • Finance або Accounting;

  • Management;

  • Logistics;

  • Social Sciences;

  • Law;

  • Language Studies;

  • Або суміжній дисципліні.

• Щонайменше 3 роки релевантного професійного досвіду.

• Досвід роботи в одному або декількох напрямах:

  • administration;

  • travel and logistics;

  • programme support;

  • financial documentation;

  • procurement support.

• Впевнене користування Microsoft Word, Excel, Outlook та Teams.

• Досвід роботи з електронними документами, реєстрами та системами відстеження завдань.

• Сильні організаційні навички та уважність до деталей.

• Здатність працювати з кількома завданнями одночасно, визначати пріоритети та дотримуватися дедлайнів.

• Хороші навички усної та письмової комунікації.

• Здатність працювати з конфіденційною інформацією та дотримуватися внутрішніх процедур.

• Вільне володіння українською та англійською мовами.