Операційний менеджер (Operations Manager)

Finn Church Aid (FCA) — найбільша фінська міжнародна гуманітарна організація. FCA працює в 12 країнах світу і спеціалізується на трьох тематичних пріоритетних напрямках: Право на мир (R2P), Право на засоби до існування (R2L) та Право на якісну освіту (R2QE). Право на якісну освіту є ключовим напрямком для глобальних програм FCA та в Україні.

Finn Church Aid Ukraine шукає Операційного менеджера, що контролювати щоденну операційну діяльність та забезпечувати ефективний робочий процес в організації, гарантуючи дотримання операційних політик, процедур та передових практик з метою підвищення ефективності та результативності.

У своїй діяльності FCA керується основними принципами гуманітарної діяльності, а також дотримується фундаментального принципу «не нашкодь». FCA працює над тим, щоб її працівники, операції та програми не завдавали шкоди дітям, вразливим дорослим та іншим особам, та дбає, щоб її власні співробітники працювали в безпечному та захищеному середовищі.

Основні напрямки роботи на посаді:

Закупівлі/Логістика:•    

• Контролювати процеси закупівель, забезпечуючи прозорість, ефективність та дотримання організаційної політики закупівель і вимог донорів.
• Управляти відносинами з постачальниками, розробляти системи моніторингу їхньої діяльності та вести переговори щодо укладення контрактів на товари та послуги.
• Вести точну документацію щодо закупівель, включаючи бази даних постачальників, замовлення на закупівлю та записи про контракти.
• Проводити дослідження ринку з метою виявлення можливостей економії коштів, забезпечуючи досягнення найкращого співвідношення ціни та якості.
• Контролювати логістику, включаючи організацію відряджень, управління автопарком, управління транспортними засобами та запасами/активами відповідно до процедур FCA та донорів.
• Організовувати, адмініструвати та контролювати тендери FCA (будівельні та відновлювальні роботи, постачання, послуги) відповідно до політики закупівель, українського законодавства та політики донорів. Працювати з українськими тендерними платформами. Надавати підтримку комітету з закупівель у підготовці оцінок закупівель та звітів за результатами тендерів.
• Надання допомоги у підготовці технічних завдань (TOR) та технічних умов у співпраці з відповідальними співробітниками програми.
• Виїзди до регіональних офісів FCA для надання підтримки та проведення навчання.
• Визначення та відкриття нових офісів FCA за потреби.
• Управління складським господарством та будь-якими пов’язаними з ланцюгом постачання вимогами щодо зберігання.
• Співпраця з партнерами щодо навчання їхнього персоналу та моніторинг логістичної та закупівельної діяльності партнерів.
• Участь в оцінці потенційних партнерів.
• Надання допомоги фінансовому директору у відборі нових постачальників та співробітників.
• Розробка стандартних операційних процедур (SOP) та презентацій для вдосконалення процесів закупівель та логістики.
• Відповідальність за архівування документів з закупівель та логістики у відповідних папках.
• Координація всіх запитів на проведення аудиту, що стосуються закупівель та логістики.
• Координація діяльності з логістичним кластером та іншими відповідними координаційними органами.

Кадри/Адміністрація:•     

• Забезпечення належної організації та безпеки робочих місць персоналу, а також вжиття відповідних заходів щодо дотримання обов’язку дбайливого ставлення;•    Виявлення операційних вузьких місць, пов’язаних з укомплектуванням штату, навантаженням та розподілом обов’язків.
• Надання рекомендацій щодо заходів для покращення використання трудових ресурсів та підвищення організаційної ефективності;
• Надання підтримки відділу кадрів та адміністрації в ефективному розподілі та визначенні пріоритетів кадрових ресурсів;
• Моніторинг операційних наслідків плинності кадрів, вакансій та організаційних змін;
• Координувати заходи на випадок надзвичайних ситуацій для забезпечення безперебійного виконання критично важливих функцій.
• Забезпечувати належні умови роботи для персоналу, включаючи облаштування робочих місць, обладнання, доступ, приміщення та інші ресурси, необхідні для ефективної роботи.
• Забезпечувати тимчасове виконання критично важливих обов’язків у разі відсутності або недоступності менеджера з персоналу, коли необхідне термінове рішення або дія для забезпечення безперебійної діяльності та своєчасного вирішення питань, пов’язаних із працівниками.

Вимоги, щодо навичок та компетенцій:

ОСВІТА: Вища освіта у сфері бізнесу, адміністративного управління або суміжних галузей є перевагою

МОВИ: Українська, англійська (В2) 

Досвід роботи на таких посадах:

• Щонайменше 5 років досвіду роботи в галузі логістики або управління ланцюгами постачання, з них щонайменше 3 роки на керівній посаді, а також підтверджений досвід керівництва кадровими та адміністративними функціями.
• Хороші організаційні та комунікативні навички, висока дисциплінованість та відповідальність
• Комп’ютерна грамотність (сильні навички роботи з ІТ, зокрема з електронними таблицями)
• Доведена здатність ввічливо та орієнтовано на обслуговування виконувати кілька завдань одночасно в складних робочих умовах, що часто передбачають стислі терміни виконання.
• Вміння працювати в команді та під тиском.
• Добре організований.
• Ступінь магістра у відповідній галузі.
• Знання та досвід роботи з тендерними платформами.
• Попередній досвід роботи в міжнародних неурядових організаціях є перевагою.
• Здатність аналізувати документи постачальників перед їх опрацюванням та надавати пропозиції керівництву.
•  Увага до деталей, відповідальність, вміння розставляти пріоритети завдань
• Відмінні комунікативні та координаційні навички
• Здатність миттєво та легко налагоджувати стосунки з зацікавленими сторонами.
• Навички вирішення проблем.
• Готовність до відряджень у разі потреби (бронювання не надаємо)
• Впевненість у питаннях управління безпекою та охороною. 

Переваги роботи у FCA:

1. Ми пропонуємо конкурентні умови праці та пакет соціальних гарантій відповідно до законодавства України й внутрішніх політик FCA.
2. Після успішного завершення випробувального періоду працівники можуть долучитися до програми медичного страхування, яка передбачає медичне та страхування від нещасних випадків, а також можливість страхування членів сім’ї.
3. FCA підтримує добробут працівників і надає підтримку у випадку травматичних подій, пов’язаних із виконанням робочих обов’язків.
4. Ми підтримуємо баланс між роботою та особистим життям, зокрема передбачаємо можливість компенсаторного відпочинку після роботи або відряджень у вихідні дні.
5. Працівники мають доступ до професійного розвитку через навчання, внутрішні тренінги, короткострокові курси, семінари та конференції.
6. FCA підтримує професійне зростання та створює можливості для підготовки працівників до більш відповідальних посад у межах країнової програми або майбутніх міжнародних можливостей.
7. Ми підтримуємо культуру відкритого діалогу, де працівники можуть звертатися по допомогу, висловлювати свої занепокоєння та користуватися механізмами справедливого розгляду робочих питань.