Фахівець із закупівель (Procurement Officer)

Міжнародний Медичний Корпус ніколи не вимагає від кандитатів внесків, платежів або інших грошових операцій. Якщо у зв'язку з працевлаштуванням на роботу у вас вимагають гроші, будь ласка, повідомте про це Міжнародному Медичному Корпусу на сайті для повідомлень про неправомірну поведінку: www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Будь ласка, не надсилайте своє резюме або заявку на цей сайт, вони не будуть розглянуті.

ОПИС ВАКАНСІЇ

Ця посада полягає у підтримці Міжнародного Медичного Корпусу під час реагування на надзвичайні ситуації в Україні.

Співробітник відділу закупівель відповідає за обробку доручених заходів із закупівель відповідно до політики та процедур Міжнародного Медичного Корпусу, правил країни-донора та приймаючої країни.

Фахівець відділу закупівель виконує наступні функції: 

• Слідкує за тим, що всі підпорядковані закупівлі виконуються етично, прозоро, та відповідно до застосовних правил і норм, а також забезпечує найкраще співвідношення ціни та якості.
• Допомагає в інструктажі колег із відділу закупівель.
• Переконується, що відстеження закупівель для призначених заявок на купівлю є актуальним і доступним для зацікавлених сторін.
• Перед розміщенням замовлення перевіряє, що постачальники є зареєстровані/перевірені, а їх ефективність контролюється.

Фахівець відділу закупівель підпорядковується головному менеджеру із закупівель або іншому керівнику відповідно до відповідної структури компанії.

Щоб успішно виконувати цю роботу, особа повинна вміти виконувати кожну перераховану функцію, або мати змогу швидко пристосуватися.

ГОЛОВНІ ЗАДАЧІ ТА ОБОВЯЗКИ

• Відповідає за своєчасне та прозоре придбання обладнання, витратних матеріалів та послуг для підтримки та впровадження програм, одночасно забезпечуючи дотримання процедур і правил IMC, уряду країни-резидента та Донора.
• Забезпечує дотримання відкритої, прозорої, етичної та вільної конкуренції в закупівлях з метою досягнення найкращого співвідношення ціни та якості.
• Бере участь у дослідженнях ринку.
• Забезпечує реєстрацію, оцінку, перевірку та попередню кваліфікацію постачальників (за потреби) перед розміщенням замовлення.
• Забезпечує моніторинг та документування ефективності постачальників для призначених закупівель.
• Попереджає супервайзера, якщо будь-які Угоди про рівень обслуговування (SLA) для будь-якої категорії товарів вимагають оновлення через зміни на ринку.
• За потреби підтримує команду програми кошторисом витрат.
• Забезпечує своєчасний збір заявок на схвалені заявки на купівлю та визначені критерії відбору.
• Відповідає за призначені процеси торгів, включаючи перевірку заявок на закупівлі, запит цінових пропозицій, збір цінових пропозицій, порівняння заявок або підтримку їх оцінки, запис висновків комітету та розміщення авторизованих замовлень.
• Забезпечує використання наявних Загальних угод про закупівлю (BPA).
• Забезпечує надання повної та відповідної закупівельної документації для перевірки та затвердження.
• Сприяє покращенню ділової та переговорної практики, позитивним та етичним діловим стосункам із постачальниками.
• Забезпечує регулярне оновлення трекера закупівель.
• Забезпечує своєчасну доступність документів, необхідних для контролю кількості та якості (включаючи зразки, якщо це можливо), для персоналу, якому доручено проводити підрахунок і контроль якості під час передачі товарів або послуг.
• Перевіряє отримані рахунки-фактури від постачальника на їхню відповідність затвердженому замовленню та підтвердженню доставки.
• Забезпечує своєчасне надсилання платіжних запитів до відділу Фінансів відповідно до умов оплати замовлення.
• Збирає та надсилає відгуки від запитувачів/користувачів і ділових партнерів/постачальників керівнику.
• Забезпечує правильне використання каталогу товарів під час закупівель.

Розвиток потенціалу персоналу та Управління продуктивністю, навчання та розвиток:

• Надає підтримку та бере участь в орієнтації іншого персоналу відповідно до завдань. Підтримує відкриті та професійні стосунки з членами команди, сприяючи сильному командному духу, надає допомогу та виступає у розі керівника, аби дозволити персоналу успішно виконувати свої ролі.

Дотримання правил, Аудит та відповідні заходи контролю 

• Відповідає за відповідність виконуваних дій політиці та процедурам IMC, правилам донорів, а також місцевим законам і нормам.
• Визначає ризики, пов'язані з призначеними закупівлями, і впроваджує заходи з пом'якшення у співпраці з керівником.
• Підтримує точні системи зберігання документів із задокументованими та перевіреними записами про закупівельні операції та звіти.
• Забезпечує своєчасне подання або наявність інформації, необхідної для обов'язкової звітності. 
• Відповідає за впровадження коригувальних заходів, визначених у результаті перевірки заходів контролю дотримання правил організації, аудиту.
• Забезпечує відповідність експортним вимогам для всіх призначених закупівель.

 Запобігання Шахрайству

• Відданість запобіганню шахрайству, виявленню, звітуванню та зниженню ризику шахрайства відповідно до політик і процедур IMC, правил донорів, а також місцевих законів і правил.

 Управління логістикою та Інформаційна система (LMIS)

• Забезпечує точне використання будь-яких програмних рішень і відповідно до вказівок IMC.

Інше

• Виконання будь-яких інших завдань на вимогу безпосереднього керівника або уповноваженої особи.
• Виконання додаткових обов’язків, зокрема тимчасове розширення території відповідальності, заміщення вакантних посад протягом визначеного періоду, підміна колег на час їхньої тимчасової непрацездатності, щорічної відпустки або відрядження, внутрішнє суміщення посад, а також виконання окремих завдань, зумовлених організаційними потребами.
• Обов’язки та відповідальність, зазначені в цьому документі, відображають характер і рівень дорученої роботи, але не обов’язково охоплюють їх у повному обсязі.

МІНІМАЛЬНА КВАЛІФІКАЦІЯ

Ступінь у сфері закупівель, логістики, управління ланцюгами поставок або в суміжній галузі або 1-річний досвід у сфері закупівель та/або логістики

• Хороші міжособистісні та командні навички
• Прихильність і розуміння цілей, цінностей і принципів IMC

Буде первагою

• Вільне володіння усною та письмовою Англійською мовою;
• Відповідна кваліфікація або навчальні курси.

Навички

• Знання пакету MS Office, включаючи MS Word, Excel, PowerPoint та Outlook;
• Хороші навички спілкування;
• Здатність працювати за участі персоналу для оцінки потреб, реалізації та моніторингу діяльності;
• Здатність інтегруватися та добре працювати в мультиетнічній та мультикультурній команді;
• Здатність працювати в важких умовах, часто у віддалених районах.

Етична поведінка в Міжнародному Медичному Корпусі 

Як частина глобальної гуманітарної команди, що прагне рятувати життя, полегшувати страждання та сприяти самозабезпеченню, працівники Міжнародного Медичного Корпусу зобов’язані дотримуватися Кодексу поведінки та етики, а також знати й виконувати політики та стандарти Міжнародного Медичного Корпусу. Усі працівники відіграють важливу роль у запобіганні порушенням Кодексу поведінки та етики, включаючи конфлікти інтересів, шахрайство, корупцію та будь-які форми експлуатації чи насильства.

Міжнародний Медичний Корпус  також зобов’язується забезпечувати безпечне та здорове робоче середовище, вільне від домагань, булінгу та інших форм неналежної поведінки, що дозволяє працівникам будувати та підтримувати професійні та взаємоповажні робочі відносини.

Міжнародний Медичний Корпус   надає пріоритет захисту населення, з яким працює, від експлуатації, недбалого ставлення чи насильства щодо дітей і дорослих, які перебувають у групі ризику, а також від будь-яких форм торгівлі людьми. Організація також прагне забезпечити залучення представників постраждалих від криз громад до змістовної участі у заходах реагування, включаючи можливість приймати обґрунтовані рішення щодо отримуваної допомоги, зменшення потенційних ризиків та забезпечення підзвітності організації за взяті зобов’язання.

Усі працівники повинні підтримувати культуру підзвітності Міжнародного Медичного Корпусу перед зацікавленими сторонами, зокрема перед постраждалими від криз громадами та особами, яким надається допомога.

Як частина зобов’язань Міжнародного Медичного Корпусу щодо формування культури відкритості та повідомлення про порушення, а також як один із ключових механізмів забезпечення дотримання етичних принципів і стандартів поведінки, викладених у Кодексі поведінки та етики, усі працівники зобов’язані повідомляти про підозрювані або фактичні випадки неналежної поведінки чи порушення політик організації.

Кодекс поведінки та етики, а також Політика захисту викривачів забороняють будь-які форми переслідування осіб, які добросовісно повідомляють про порушення. Працівники, які порушують ці положення, можуть підлягати дисциплінарним заходам, включаючи припинення трудових або договірних відносин з Міжнародним Медичним Корпусом.

Рівні можливості

International Medical Corps пишається тим, що забезпечує рівні можливості працевлаштування для всіх працівників та кваліфікованих кандидатів без дискримінації за ознаками раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного або етнічного походження, віку, інвалідності або статусу ветерана.