Finance Officer

Українська версія нижче

HOW TO APPLY

• Send your CV in English at mentioning the position reference (UA_2026-004) in the subject of your email. 
• Application deadline is 6 November 2026. Application received after this date will not be taken into considerations. 

ORGANIZATION

https://hamap-humanitaire.org   

HAMAP-Humanitaire is a French NGO, established in 1999 in order to contribute to the struggle against mines and the risks it presents to civilian population. HAMAP-Humanitaire is active in 13 countries and pursues a mission of support to local partners from the need assessment, through project conception and to its sustainable implementation. HAMAP Humanitaire diversified its field of activity, to encompass two sectors: Engineering (WASH, construction, energy) and Mine Action.

HAMAP-HUMANITAIRE IN UKRAINE

HAMAP-Humanitaire is present in Ukraine since March 2026 and implementing a Mine Action program supporting a local NGO in Underwater clearance operations throughout the country.  

GENERAL RESPONSIBILITIES

Under the supervision of the Head of Mission, the Finance Officer is responsible for the day-to-day financial, accounting and administrative management of HAMAP-Humanitaire in Ukraine, ensuring compliance with HAMAP-Humanitaire policies and procedures, donor requirements and applicable Ukrainian regulations.The Finance Officer ensures the regular and accurate recording of financial transactions, payment processing, cash and bank management, monthly accounting closure, financial documentation and archiving. The position also contributes to budget monitoring, financial reporting, project proposal budgeting and the financial monitoring of HAMAP's local partner.The Finance Officer contributes to maintaining effective internal financial controls and identifying and mitigating financial, accounting and compliance risks.DESCRIPTION OF DUTIES

Under the supervision of the Head of Mission, the Finance Officer carries out administrative, accounting and financial management of HAMAP-Humanitaire (HH) in Ukraine, in compliance with donor, HH policies and procedures and local legislation and requirements. He/she supervises accounting operations, bank and cash management and carries out budget follow up in conjunction with the program team.

Main Responsibilities and tasks

Budget and Financial Monitoring

• Regularly update HAMAP-Humanitaire's allocation tables, budget follow-up tools and other relevant financial tools.
• Monitor project expenditure against approved budgets and provide regular analysis to the Head of Mission and program team.
• Identify budget variances, potential overspending and underspending, and propose corrective actions.
• Ensure expenditure is eligible and compliant with HAMAP-Humanitaire and donor financial procedures.
• Support the preparation of internal financial monitoring and donor financial reports.
• Contribute, in close coordination with the Head of Mission and program team, to the development and revision of project proposal budgets.
• Monitor financial aspects of sub-grants or partnership agreements and provide financial follow-up of HAMAP's local partner as required.
• Contribute to identifying financial, accounting and legal risks within the area of responsibility and support their mitigation.

 Accounting and payment management

• Prepare monthly cash requests and monitor cash-flow requirements.
• Support effective management of the organization’s bank accounts and cash.
• Receive and review supporting documents for financial transactions.
• Verify supporting documentation for completeness, accuracy and compliance with HAMAP-Humanitaire procedures and applicable Ukrainian requirements.
• Process payments through the appropriate payment modality, including bank transfers and cash payments where authorized.
• Ensure that payment documentation and approvals are complete before processing transactions.
• Record financial transactions accurately and consistently in the relevant accounting information systems, in accordance with the applicable chart of accounts.
• Follow up on outstanding expense requests, reports, budget-check errors, exceptions and unapproved transactions, and ensure timely corrective action.
• Prepare supporting documentation required for monthly and annual accounting closure.
• Contribute to the reconciliation of accounting records maintained in Ukraine with HAMAP-Humanitaire's accounting records and reporting requirements.
• Prepare and provide supporting documentation requested by internal or external auditors.

 Financial documentation and archiving

•  Ensure that all financial transactions are supported by appropriate and required documentation.
• Ensure the systematic scanning and electronic filing of financial supporting documents.
• Maintain an organized and secure financial archive, both electronically and physically where required.
• Ensure that accounting and supporting documents are archived in accordance with HAMAP-Humanitaire procedures and applicable legal requirements.
• Ensure that financial records are readily available for audits, donor reviews and internal controls.
• Ensure appropriate handling and protection of financial and personal data within the area of responsibility.

 Financial compliance and internal control

•  Apply HAMAP-Humanitaire's financial policies, procedures, tools and internal controls.
• Ensure HH and its partner’s compliance with donor financial requirements and applicable Ukrainian financial and accounting regulations.
• Contribute to identifying accounting, financial and legal risks and to implementing appropriate mitigation measures.
• Apply identified corrective actions and follow up on outstanding financial control issues.
• Support the development and implementation of internal financial rules and procedures for the Ukraine program.
• Liaise with HAMAP-Humanitaire's accountant, lawyer and other relevant service providers as required for financial and administrative matters.

 Others

•  Follow HAMAP-Humanitaire Security rules and procedures.
• Travel to areas of Ukraine as required.

Requirements

Education

• University degree in accounting, financial management or business administration..

Experience

• At least 3 years or work experience in finance/administration, ideally as an accountant.
• Experience with Ukraine Accountancy standards.
• Experience with international NGOs, or UN is a strong advantage.

Soft skills

• Fluent in English.
• Flexible and adaptable to any situation.
• Ability to work independently while under pressure.
• Excellent work habits with a willingness to work in a multi-cultural environment.
• Excellent organizational skills.
• Excellent communication skills.

ЯК ПОДАТИ ЗАЯВКУ

• Надішліть своє резюме англійською мовою на адресу [](mailto:), зазначивши код вакансії (UA_2026-004) у темі листа.
• Кінцевий термін подання заявок — 6 листопада 2026 року. Заявки, отримані після цієї дати, не розглядатимуться.

ОРГАНІЗАЦІЯ

https://hamap-humanitaire.org   

HAMAP-Humanitaire — французька неурядова організація, заснована у 1999 році з метою сприяння боротьбі з мінами та ризиками, які вони становлять для цивільного населення. HAMAP-Humanitaire працює у 13 країнах та підтримує місцевих партнерів на всіх етапах — від оцінки потреб і розробки проєктів до їх сталого впровадження. HAMAP-Humanitaire здійснює діяльність у двох основних секторах: інженерія (WASH, будівництво, енергетика) та протимінна діяльність.

HAMAP-HUMANITAIRE В УКРАЇНІ

HAMAP-Humanitaire присутня в Україні з березня 2026 року та реалізує програму у сфері протимінної діяльності, підтримуючи місцеву неурядову організацію у проведенні робіт з підводного розмінування по всій території країни.*

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ

Під керівництвом Керівника місії Фінансовий спеціаліст відповідає за щоденне фінансове, бухгалтерське та адміністративне управління діяльністю HAMAP-Humanitaire в Україні, забезпечуючи дотримання політик і процедур HAMAP-Humanitaire, вимог донорів та чинного законодавства України.

Фінансовий спеціаліст забезпечує регулярне та точне відображення фінансових операцій, здійснення платежів, управління готівковими коштами та банківськими рахунками, щомісячне закриття бухгалтерського обліку, ведення та архівування фінансової документації. Посада також передбачає участь у моніторингу бюджету, підготовці фінансової звітності, формуванні бюджетів проєктних пропозицій та фінансовому моніторингу місцевого партнера HAMAP.

Фінансовий спеціаліст бере участь у забезпеченні ефективного внутрішнього фінансового контролю, а також у виявленні та зниженні фінансових, бухгалтерських і комплаєнс-ризиків.

 ОПИС ОБОВ'ЯЗКІВ

Під керівництвом Керівника місії Фінансовий спеціаліст здійснює адміністративне, бухгалтерське та фінансове управління діяльністю HAMAP-Humanitaire (HH) в Україні відповідно до вимог донорів, політик і процедур HH, а також чинного місцевого законодавства та нормативних вимог. Він/вона здійснює нагляд за бухгалтерськими операціями, управлінням банківськими рахунками та готівковими коштами, а також проводить бюджетний моніторинг у тісній координації з програмною командою.

Основні обов'язки та завдання

Бюджетний та фінансовий моніторинг

•  Регулярно оновлювати таблиці розподілу коштів HAMAP-Humanitaire, інструменти бюджетного моніторингу та інші відповідні фінансові інструменти.
• Здійснювати моніторинг витрат за проєктами відповідно до затверджених бюджетів та регулярно надавати Керівнику місії й програмній команді відповідний аналіз.
• Виявляти відхилення від бюджету, потенційне перевищення або недовикористання бюджетних коштів та пропонувати коригувальні заходи.
• Забезпечувати відповідність витрат вимогам щодо їх прийнятності та фінансовим процедурам HAMAP-Humanitaire і донорів.
• Підтримувати підготовку внутрішньої фінансової звітності та фінансових звітів для донорів.
• У тісній координації з Керівником місії та програмною командою брати участь у розробці та перегляді бюджетів проєктних пропозицій.
• Здійснювати фінансовий моніторинг субгрантів або партнерських угод та, за потреби, забезпечувати фінансовий супровід місцевого партнера HAMAP.
• Брати участь у виявленні фінансових, бухгалтерських та юридичних ризиків у межах сфери відповідальності та підтримувати їх мінімізацію.

 Бухгалтерський облік та управління платежами

•  Готувати щомісячні заявки на отримання грошових коштів та здійснювати моніторинг потреб у грошових потоках.
• Підтримувати ефективне управління банківськими рахунками та готівковими коштами організації.
• Отримувати та перевіряти підтвердні документи щодо фінансових операцій.
• Перевіряти підтвердну документацію на повноту, точність та відповідність процедурам HAMAP-Humanitaire і чинним вимогам законодавства України.
• Здійснювати платежі через відповідні платіжні механізми, включаючи банківські перекази та готівкові платежі, якщо вони дозволені.
• Забезпечувати повноту платіжної документації та наявність усіх необхідних погоджень до здійснення операцій.
• Точно та послідовно відображати фінансові операції у відповідних інформаційних системах бухгалтерського обліку відповідно до застосовного плану рахунків.
• Відстежувати неврегульовані запити на відшкодування витрат, звіти, помилки під час перевірки відповідності бюджету, винятки та непогоджені операції, а також забезпечувати своєчасне вжиття коригувальних заходів.
• Готувати підтвердну документацію, необхідну для щомісячного та річного закриття бухгалтерського обліку.
• Брати участь у звірці бухгалтерських записів, що ведуться в Україні, з бухгалтерськими записами HAMAP-Humanitaire та вимогами до звітності.
• Готувати та надавати підтвердну документацію, яку запитують внутрішні або зовнішні аудитори.

 Фінансова документація та архівування

•  Забезпечувати наявність відповідної та необхідної документації, що підтверджує всі фінансові операції.
• Забезпечувати систематичне сканування та електронне зберігання підтвердних фінансових документів.
• Вести організований та захищений фінансовий архів — в електронній та, за необхідності, у фізичній формі.
• Забезпечувати архівування бухгалтерських та підтвердних документів відповідно до процедур HAMAP-Humanitaire та чинних законодавчих вимог.
• Забезпечувати доступність фінансової документації для проведення аудитів, перевірок донорів та внутрішнього контролю.
• Забезпечувати належне поводження із фінансовими та персональними даними та їх захист у межах сфери відповідальності.

 Фінансовий комплаєнс та внутрішній контроль

•  Застосовувати фінансові політики, процедури, інструменти та механізми внутрішнього контролю HAMAP-Humanitaire.
• Забезпечувати дотримання HH та її партнерами фінансових вимог донорів, а також чинних українських фінансових і бухгалтерських нормативних вимог.
• Брати участь у виявленні бухгалтерських, фінансових та юридичних ризиків і впровадженні відповідних заходів для їх мінімізації.
• Виконувати визначені коригувальні заходи та контролювати усунення невирішених питань, пов'язаних із фінансовим контролем.
• Підтримувати розробку та впровадження внутрішніх фінансових правил і процедур для програми в Україні.