Помічник керівника

Шукаємо відповідального, організованого та уважного Помічницю Керівника, яка забезпечуватиме адміністративну підтримку, допомагатиме в роботі з документами та супроводжуватиме ділові зустрічі й переговори з постачальниками.

Нам потрібна людина, яка вміє підтримувати порядок у документах і робочому просторі, фіксувати домовленості, контролювати виконання поточних завдань та створювати комфортні умови для ефективної роботи керівника.

Основні обов’язки

1. Робота з документами

• Підготовка, оформлення, систематизація та зберігання документів.

• Робота з договорами, комерційними пропозиціями, рахунками та іншою діловою документацією.
• Ведення електронного й паперового документообігу.
• Перевірка правильності оформлення документів і повноти необхідної інформації.
• Підготовка документів та матеріалів до зустрічей і переговорів.

2. Супровід переговорів із постачальниками

• Присутність на ділових зустрічах і переговорах керівника з постачальниками.
• Ведення протоколів переговорів із фіксацією ключових питань, пропозицій і домовленостей.
• Фіксація досягнутих домовленостей, відповідальних осіб, термінів і наступних кроків.
• Підготовка та оформлення підсумків зустрічей у письмовому вигляді.
• Контроль виконання домовленостей у межах доручень керівника.
• Систематизація історії переговорів і зберігання відповідних матеріалів.

3. Організаційна та адміністративна підтримка керівника

• Виконання поточних доручень керівника.
• Організація підготовки до зустрічей і робочих нарад.
• Підготовка переговорної кімнати та необхідних матеріалів.
• Прийом і супровід відвідувачів.
• Приготування чаю та кави для керівника й гостей.
• Підтримання порядку на робочому місці керівника та в переговорній кімнаті.
• Контроль наявності необхідних канцелярських товарів та інших робочих матеріалів.

4. Контроль та систематизація робочих процесів

• Ведення списку доручень і контроль установлених термінів.
• Нагадування про заплановані зустрічі та важливі робочі події.
• Систематизація інформації, отриманої під час переговорів.
• Забезпечення своєчасного передавання документів та інформації відповідальним працівникам.

Вимоги до кандидата

• Впевнене володіння комп’ютером, Microsoft Word, Excel та електронною поштою.
• Уміння грамотно оформлювати документи й структуровано викладати інформацію.
• Уважність до деталей і точність у роботі.
• Організованість, пунктуальність і відповідальність.
• Уміння слухати, аналізувати інформацію та виділяти головне.
• Комунікабельність і діловий етикет.
• Уміння зберігати конфіденційність інформації.
• Готовність виконувати організаційні та адміністративні доручення керівника.

Буде перевагою:

• Досвід роботи особистим помічником, офіс-менеджером або адміністратором.

• Досвід ведення протоколів зустрічей і ділових переговорів.
• Навички роботи з договорами та іншою діловою документацією.
• Досвід взаємодії з постачальниками та партнерами.

Ми пропонуємо

• Стабільну роботу та своєчасну оплату праці.
• Можливість розвивати навички ділового спілкування, документообігу й організації бізнес-процесів.
• Комфортні умови праці.
• Зрозумілі обов’язки та робочі завдання.

Кого ми шукаємо?

Нам потрібна людина, на яку можна покластися в організаційних питаннях, яка вміє працювати з документами, уважно слухати під час переговорів і точно фіксувати досягнуті домовленості.

Головний результат роботи — порядок у документах, якісно оформлені протоколи переговорів, контроль доручень і належна організація робочого простору керівника.