Executive Assistant to the Chief Quality Officer (CQO)

Наш партнер - компанія у напрямку MilitaryTech яка працює над тим щоб наблизити перемогу, компанія пройшла етап стартапу та являється стабільною компанією яка на разі активно масштабується. 

Команда шукає асистента/ку для керівника Департаменту забезпечення якості (CQO), щоб підтримувати щоденну роботу керівника, координувати документи, комунікації та проєкти з покращення якості.

Робота безпосередньо з CQO: підтримувати у щоденних операційних та стратегічних завданнях, від організації роботи та підготовки документів до координації проєктів із покращення якості та взаємодії з підрозділами. 

Роль для тих, хто хоче глибоко зануритися в системи управління якістю й побачити, як ухвалюються рішення на рівні топменеджменту.

Обов'язки

Організаційна підтримка

• Ведення календаря CQO, планування зустрічей, нарад і відряджень
• Підготовка матеріалів до зустрічей, ведення протоколів, контроль виконання домовленостей
• Опрацювання вхідної кореспонденції, підготовка відповідей від імені CQO
• Організація внутрішніх та зовнішніх комунікацій

Документообіг і звітність

• Допомога в підготовці, оформленні та актуалізації документів (політики, процедури, інструкції, протоколи)
• Збір даних і підготовка регулярних звітів: KPI якості, скарги, невідповідності, CAPA
• Підготовка презентацій для керівництва, ради директорів, аудиторів і партнерів
• Контроль строків виконання коригувальних і запобіжних дій

Координація процесів якості

• Підтримка організації внутрішніх і зовнішніх аудитів (графіки, комунікація, збір документів)
• Взаємодія з керівниками підрозділів щодо виконання планів із якості
• Супровід проєктів із сертифікації та підтримання стандартів (ISO 9001 тощо)
• Ведення реєстрів: невідповідності, ризики, навчання, постачальники

Додаткові завдання

• Допомога в організації тренінгів і навчань із якості (за потреби)
• Моніторинг змін у законодавстві та галузевих стандартах (за потреби)
• Виконання окремих доручень CQO
• Можливі відрядження

Що ми очікуємо:

• Досвід роботи асистентом керівника, офіс-менеджером або в адміністративній/проєктній ролі
• Відмінне володіння MS Office (Excel, PowerPoint, Word)
• Грамотна українська мова (усна та письмова), англійська - від рівня Intermediate
• Вміння структурувати інформацію, працювати з великими обсягами даних і документів
• Високий рівень відповідальності, дискретність, увага до деталей
• Навички тайм-менеджменту та вміння розставляти пріоритети
• Проактивність, комунікабельність і вміння налагоджувати контакт із людьми різного рівня
• Готовність працювати в умовах багатозадачності
• Конфіденційність і професійна етика
• Орієнтація на результат 

Буде перевагою

• Досвід роботи у відділі якості
  
• Знання основ ISO 9001 / інших стандартів якості
• Досвід роботи з системами документообігу, Jira, Confluence
• Базові навички аналізу даних та візуалізації (Excel-дашборди)