Асистент / Administrative Manager

Наш партнер — українська Defense Tech компанія, яка розробляє та виробляє сучасні технологічні рішення для оборонної сфери. Команда створює продукти, що проходять випробування та використовуються в реальних бойових умовах. 

У зв’язку з розвитком напрямку шукаємо асистента\адміністративного менеджера, який забезпечуватиме адміністративну та організаційну підтримку керівництва й команди, координуватиме виконання поточних доручень і допомагатиме підтримувати ефективність внутрішніх процесів компанії. 

Основні обов’язки: 

• Організація щотижневих внутрішніх нарад: підготовка порядку денного, збір необхідних матеріалів і фіксація домовленостей. 

• Контроль виконання доручень керівника: ведення реєстру завдань, відстеження статусів, нагадування відповідальним і своєчасна ескалація прострочених задач. 

• Створення заявок на пошук нових співробітників та координація пов’язаних адміністративних процесів. 

• Контроль заповнення табелів обліку робочого часу та таблиць із даними щодо понаднормових годин. 

• Організація робочих місць для нових співробітників: координація забезпечення меблями, технікою та необхідним обладнанням. 

• Контроль розсадки команди на локаціях і ведення обліку робочих місць. 

• Оформлення заявок на відрядження та координація процесу погодження запропонованих варіантів. 

• Організація відправлення й отримання посилок через внутрішню та зовнішню логістику. 

• Супровід адміністративних питань з охорони праці та безпеки: збір потреб команди, комунікація з відповідальними підрозділами й оформлення заявок на закупівлі. 

• Взаємодія з адміністративним відділом щодо організації доступу співробітників до локацій. 

• Комунікація з іншими підрозділами компанії для оперативного вирішення організаційних та адміністративних питань. 

• Виконання інших адміністративних доручень керівництва. 

Наші очікування: 

• Упевнене володіння MS Office: Word, Outlook, PowerPoint, Teams та Excel (таблиці, фільтри, базові формули). 

• Грамотна усна та письмова українська мова, знання правил ділового листування. 

• Навички ведення календаря, організації нарад і підготовки протоколів зустрічей. 

• Уважність до деталей, відповідальність і системний підхід до роботи з інформацією та завданнями. 

• Уміння працювати з кількома задачами одночасно, контролювати строки та дотримуватися домовленостей. 

• Розвинені комунікативні навички й готовність взаємодіяти з різними підрозділами компанії. 

• Готовність до можливої релокації в межах України. 

• Буде перевагою досвід роботи на позиціях асистента керівника, офіс-менеджера, адміністративного асистента або координатора команди. 

Ми пропонуємо: 

• Конкурентну заробітну плату відповідно до досвіду та компетенцій. 

• Офісний формат роботи та повну зайнятість. 

• Бронювання від перших робочих днів. 

• Доступ до корпоративного навчання та можливість професійного зростання. 

• Роботу над продуктами, що мають реальний вплив. 

• Співпрацю із сильною командою та відкриту комунікацію.