Фахівець з питань постачання відповідає за належне управління активами для операцій у Києві, координацію реєстрації вхідних гуманітарних вантажів у відповідних державних системах та підтримку процесів логістики/митного оформлення у взаємодії з підрозділами Закупівель/Постачання, а також за своєчасну підготовку щомісячних адміністративних та регулярних платежів за централізовано укладеними договорами. Посада забезпечує повноту та належне зберігання документації і своєчасне внесення/оновлення даних в Integra (ERP) відповідно до політик IRC, процедур країни та вимог донорів. Посада також передбачає ведення реєстрів та архіву договорів, оформлення отримання товарів і послуг в Integra, ведення платіжних записів щодо гостьових квартир та підготовку AP vouchers.
Посада безпосередньо підпорядковується Керівнику департаменту постачання.
Роль працює у тісній координації із Закупівлями, Ланцюгом постачання, Фінансами та Адміністрацією щодо процесу платежів, з IT та P&C щодо розподілу активів і процедур повернення активів під час звільнення, а також із Програмами/Польовими офісами щодо переміщення гуманітарних вантажів та активів.
Посада не передбачає прямих підлеглих.
ОБОВ’ЯЗКИ
Управління активами та зберігання обладнання
Приймати та документувати надходження активів і обладнання для операційної діяльності у Києві, перевіряючи кількість і стан за супровідними документами.
Вести київський перелік активів, річний реєстр закупівель майна, облік орендованого обладнання та реєстри ремонту й утилізації, узгоджуючи їх із даними Integra та відображаючи відповідальних осіб, передачу, місцезнаходження, стан і статус активів протягом їхнього життєвого циклу; зберігати підтвердні документи відповідно до вимог з архівування.
Підтримувати періодичні фізичні перевірки активів та звірки між фактичними даними й Integra (ERP); сприяти покращенню якості даних і підготовці звітності для керівництва, аудиту та закриття грантів.
Координувати забезпечення активами під час найму або зміни ролі у взаємодії з P&C, Адміністрацією та IT і вести процес повернення активів під час звільнення персоналу в Києві (asset clearance); забезпечувати оформлення та зберігання актів приймання-передачі й повернення та ескалювати нерозв’язані випадки лінійному менеджеру.
Координувати з Адміністрацією/Фасіліті роботу місць зберігання обладнання в Києві та питання орендованих приміщень і контейнера; забезпечувати облік ключів, контроль доступу, безпечне й упорядковане зберігання та відстежуваність обладнання, пакування і меблів до розподілу, ремонту або утилізації.
Готувати товарно-транспортні накладні та координувати передачу активів між офісами, підтверджуючи відправлення, отримання, відповідальних осіб і оновлення місцезнаходження з відповідними офісами.
Координувати обслуговування та ремонт активів, включно з гарантійними й негарантійними роботами; взаємодіяти з IT щодо підготовки обладнання та очищення повернених ноутбуків перед повторною видачею і відстежувати передане в ремонт майно до його повернення.
Готувати документи для списання/утилізації та організовувати погоджену утилізацію непридатного обладнання відповідно до вимог IRC і донорів; за потреби збирати майно з різних офісів, отримувати необхідні погодження й підтвердження виконання та оновлювати облік активів. Координувати погоджене знищення невикористаних платіжних карток для програмної діяльності з відповідальними командами.
Реєстрація та логістика гуманітарних вантажів
Перевіряти інвойси, пакувальні листи, кількість і вагу вантажу та дані перевізника й транспортного засобу; готувати двомовні сертифікати донації на підпис Country Director і координувати своєчасну реєстрацію вхідних гуманітарних вантажів у державних системах. Забезпечувати повноту пакета документів у взаємодії із Закупівлями/Ланцюгом постачання, включно з донорською документацією за потреби, та передавати підписані сертифікати й гуманітарні декларації перевізникам до відправлення вантажу.
Підтримувати організацію логістики та митного оформлення гуманітарних вантажів, включно з координацією з експедиторами, брокерами та постачальниками послуг; вести трекер реєстрації/митного оформлення та своєчасно ескалювати ризики/затримки.
Готувати та подавати обов’язкові звіти про отримання і розподіл гуманітарних товарів у відповідних державних системах на основі перевірених складських і програмних даних та у встановлені строки.
Координувати з командою Health, Закупівлями та перевізниками питання затверджених переліків товарів і необхідних умов транспортування лікарських засобів, медичних виробів та обладнання.
Реєстри договорів та архівування документів
Вести електронні реєстри договорів із даними постачальників, номерами договорів, строками дії та описом предмета договору, забезпечуючи зв’язок записів із відповідними оригіналами документів.
Вести систематизовані електронні та паперові справи договорів, включно з описами вмісту папок за роками й періодами; організовувати захищене зберігання, пошук та дотримання строків зберігання і супроводжувати отримання відсутніх оригіналів із відповідними командами.
Адміністративні та регулярні платежі за договорами
Збирати та перевіряти рахунки, акти приймання й інші підтвердні документи для щомісячних адміністративних та регулярних платежів за централізовано керованими договорами; отримувати необхідні підписи, реєструвати й відстежувати запити в Payment Register та подавати повні пакети до Фінансів у строки закриття місяця. Супроводжувати отримання відсутніх/виправлених документів, погоджень та узгоджених електронних альтернатив із Ланцюгом постачання, Адміністрацією та відповідальними за послуги підрозділами (посада не має повноважень на затвердження платежів).
Готувати платіжну документацію щодо офісного інтернету, оренди принтерів в офісах IRC в Україні, місць зберігання та паркінгу, питної води й оренди кулерів, кави, молока, оренди автомобілів, послуг таксі й мийки автомобілів та інших доручених офісних товарів/послуг. Узгоджувати транспортні нарахування та підтвердження надання послуг із колегами Fleet.
Контролювати наявність чинних PO та відповідних погоджень для регулярних закупівель, завчасно повідомляти про необхідність продовження або нових зобов’язань на фінансовий рік і супроводжувати оформлення PIF, PR та PO із Закупівлями й відповідальними командами. Координувати регулярні замовлення з Адміністрацією та іншими відповідальними за послуги підрозділами.
Реєструвати отримання товарів і послуг за PO в Integra на підставі підтвердженої поставки або надання послуг та підтвердних документів, забезпечуючи правильність кількості, періодів надання послуг і дат отримання. Оформлювати отримання регулярних послуг під час закриття місяця у строки Фінансів, включно з інтернетом, зберіганням, паркінгом, медичним страхуванням, таксі, психологічною підтримкою та користуванням закупівельними платформами.
Оформлення отримання товарів і послуг в Integra
Платіжні записи щодо гостьових квартир та AP vouchers
Вести реєстри гостьових квартир із даними про проживання, погоджену орендну плату, комунальні нарахування та підтвердні документи постачальників; звіряти ці записи зі статусом платежів у взаємодії з Адміністрацією та Фінансами.
Заповнювати та оновлювати AP vouchers щодо оренди гостьових квартир і комунальних послуг на основі щомісячного розподілу витрат та кодів, наданих Фінансами; організовувати необхідні підписи через Box і супроводжувати завершення оформлення до закриття місяця.
Операційна підтримка
Надавати резервну підтримку іншим функціям ланцюга постачання під час пікових навантажень або відсутності працівників та виконувати інші дотичні завдання за дорученням лінійного менеджера.
Розробляти й оновлювати практичні інструкції та шаблони щодо користування майном, його передачі, повернення, ремонту й утилізації; подавати запропоновані процедури лінійному менеджеру на розгляд і затвердження до впровадження.
ВИМОГИ
Освіта
Вища освіта у сфері постачання, логістики, бізнес‑адміністрування, фінансів або суміжній галузі; можливе поєднання релевантної освіти та досвіду
Досвід роботи
Щонайменше 2−3 роки релевантного досвіду в управлінні активами, логістиці/ланцюгу постачання або адміністративній/фінансовій підтримці процесів, бажано в МНУО, агенціях ООН або подібних організаціях.
Досвід роботи з ERP-системами та здатність коректно вносити дані й формувати звітність; досвід роботи з Microsoft Dynamics 365 / Integra або оформлення отримання товарів і послуг буде перевагою.
Досвід ведення реєстрів та архіву договорів, підготовки регулярної платіжної документації або AP vouchers і взаємодії з Фінансами щодо закриття місяця буде перевагою.
Навички
Доведена здатність забезпечувати контроль відповідальних осіб, облік і управління життєвим циклом активів та процедури списання/утилізації в середовищі з високими вимогами до комплаєнсу.
Розуміння документообігу щодо гуманітарних вантажів; знання українських вимог до реєстрації/митного оформлення або досвід підтримки гуманітарної логістики та митних процедур буде перевагою.
Сильні навички координації та взаємодії зі стейкхолдерами; здатність ефективно працювати в матричній організації та співпрацювати з Закупівлями, Фінансами, Адміністрацією, IT, P&C та Програмами.
Увага до деталей, здатність перевіряти платіжну документацію та вести точний електронний і паперовий облік, забезпечуючи готовність документів до аудиту.
Навички планування й управління часом, включно зі здатністю працювати з кількома пріоритетами та дотримуватися повторюваних строків, зокрема щомісячного подання платежів.
Впевнене володіння MS Office, зокрема Excel.
Вільне володіння українською мовою та робочий рівень англійської мови.
