Ми — німецький виробник генераторів, портативних зарядних станцій, садової техніки та автокомпонентів під брендом Konner & Sohnen®, присутній у 30+ країнах. Компанія двічі відзначена у рейтингу Forbes Diamonds (2023, 2025).
Основне мета ролі — вибудувати системний контроль документообігу, compliance-ризиків та готовності компанії до аудитів, банківських, податкових та внутрішніх перевірок.
Це роль для системної людини, яка вміє працювати з великим масивом документів, бачити ризики наперед і наводити порядок у процесах.
Основні завдання:
Документообіг та контроль документів
Створення та ведення єдиного реєстру ключових документів: договорів, інвойсів, специфікацій, актів, сертифікатів, ліцензій, імпортно-експортної документації та документів щодо контрагентів.
Контроль наявності, актуальності та строків дії документів.
Контроль зберігання фінальних версій документів у визначеному місці.
Визначення та фіксація відповідальних за підготовку, погодження, підписання, зберігання та оновлення документів.
Ведення статусів документів та контроль дедлайнів.
Compliance та готовність до перевірок
Контроль compliance-ризиків за міжнародними проєктами, ринками, контрагентами та платежами.
Контроль KYC, банківських та контрагентських документів.
Перевірка відповідності платежів договірній базі, інвойсам та погодженим умовам.
Забезпечення документальної готовності компаній групи до аудиту, банківських і податкових перевірок.
Виявлення та своєчасна ескалація документальних gaps і ризиків.
Договори, сертифікати та товарна документація
Ведення реєстру договорів, контроль строків їх дії, додаткових угод, специфікацій та актів.
Контроль сертифікатів, ліцензій та інших дозвільних документів, необхідних для конкретних ринків, товарів і проєктів.
Контроль процесу отримання та продовження сертифікатів.
Координація відповідальних осіб, лабораторій, фабрик та інших учасників процесу.
Своєчасна ескалація ризиків, які можуть заблокувати постачання, продаж або вихід продукту на ринок.
Міжнародні проєкти
Контроль документальної готовності ключових міжнародних проєктів.
Забезпечення прозорого розподілу відповідальності між учасниками процесу.
Контроль того, щоб за кожним проєктом були визначені відповідальні за комерційну, продуктову, документальну/compliance та логістичну частини.
Що потрібно буде зробити на старті
Провести аудит поточного документообігу та виявити критичні gaps.
Побудувати єдиний реєстр ключових документів.
Визначити обов’язковий перелік документів та відповідальних за них.
Налаштувати контроль строків дії документів.
Вибудувати правила зберігання фінальних версій.
Запровадити зрозумілу звітність щодо документальних та compliance-ризиків.
Сформувати порядок ескалації проблемних питань.
Наш кандидат
Має досвід у compliance, legal operations, document control, audit/internal control, ВЕД/імпорті-експорті, міжнародній торгівлі, banking compliance/KYC, contract administration або project/operations administration.
Розуміє логіку договорів, інвойсів, актів, специфікацій, сертифікатів та іншої операційної документації.
Системний, уважний до деталей та вміє працювати з великим обсягом інформації й дедлайнів.
Впевнено працює з Excel / Google Sheets.
Вміє взаємодіяти з різними підрозділами, контролювати виконання домовленостей
Уміє бачити та своєчасно ескалувати ризики.
Англійська B2/C1
Комфортно почувається в середовищі, де потрібно не просто підтримувати існуючі процеси, а будувати системну структуру.
