Вакансія в м. Київ, не 100% дистанційна: функціонал потребує періодично бути в офісі.
Мета посади
Забезпечити ефективний, прозорий та своєчасний процес закупівель товарів, робіт і послуг для реалізації програм та адміністративної діяльності ГО відповідно до законодавства України, внутрішніх політик організації та вимог міжнародних донорів.
Основні функціональні обов’язки
1. Планування закупівель
Збирає щомісячні потреби в закупівлях від усіх функціональних і проєктних команд.
Формує консолідований план закупівель відповідно до календаря проєктів та затверджених бюджетів.
Аналізує заплановані закупівлі щодо їх відповідності бюджетам, строкам реалізації та пріоритетам організації.
Планує закупівлі з урахуванням графіка оплат та фінансового календаря.
2. Організація закупівельного процесу
Організовує проведення закупівель відповідно до Політики закупівель
Проводить аналіз ринку та пошук потенційних постачальників.
Запитує та збирає комерційні пропозиції відповідно до встановлених порогів.
Готує порівняльні таблиці та протоколи вибору постачальників.
Координує погодження закупівель згідно з матрицею повноважень.
Контролює строки виконання закупівель.
3. Робота з постачальниками
Формує та підтримує базу перевірених постачальників.
Проводить переговори щодо вартості, строків та умов постачання.
Перевіряє реєстраційні дані контрагентів.
Перевіряє постачальників на наявність потенційного конфлікту інтересів та, за потреби, санкційних обмежень відповідно до вимог донорів.
Забезпечує довгострокові партнерські відносини з постачальниками.
Надає інформацію для фінансової та управлінської звітності.
7. Донорська відповідність
Забезпечує відповідність закупівель вимогам грантових договорів та міжнародних донорів.
Контролює дотримання закупівельних порогів і процедур.
Формує закупівельні пакети документів для аудитів.
Бере участь у підготовці фінансової документації для донорської звітності.
Веде реєстр закупівель за кожним грантовим проєктом.
8. Оптимізація закупівель
Аналізує витрати на закупівлі.
Готує пропозиції щодо оптимізації вартості товарів і послуг.
Шукає можливості для консолідації закупівель.
Проводить щоквартальний аналіз закупівельної діяльності.
Формує рекомендації щодо розвитку бази постачальників та вдосконалення закупівельних процедур.
Очікувані результати роботи
Усі закупівлі здійснюються відповідно до затверджених бюджетів і календаря оплат.
Закупівлі проводяться у встановлені строки без затримок, що впливають на реалізацію програм.
Закупівельна документація є повною та відповідає вимогам внутрішніх політик і донорів.
Матеріальні цінності своєчасно передаються на облік або оформлюються до списання.
Відсутні критичні зауваження щодо закупівель під час внутрішніх перевірок і зовнішніх аудитів.
Закупівельні процеси є прозорими, економічно обґрунтованими та документально підтвердженими.
Кваліфікаційні вимоги
Обов’язково
Вища освіта.
Досвід роботи у сфері закупівель, постачання або логістики від 2 років.
Практичний досвід роботи з первинною бухгалтерською документацією.
Впевнене володіння Google Workspace та Microsoft Excel.
Навички ведення переговорів із постачальниками.
Висока уважність до деталей та системність у роботі.
Буде перевагою
Досвід роботи в громадському секторі або міжнародних організаціях.
Досвід реалізації закупівель за кошти міжнародних донорів (EU, USAID, GIZ, IRC, UNDP, тощо).
Розуміння принципів грантового менеджменту та фінансового контролю.
Досвід підготовки документів для аудитів.
Особисті компетенції
Високий рівень доброчесності.
Відповідальність та дисциплінованість.
Системне та аналітичне мислення.
Організованість.
Комунікабельність.
Уміння працювати з великим обсягом інформації.
Висока стресостійкість.
Здатність працювати з кількома проєктами одночасно.
Орієнтація на результат.
Ініціативність у вдосконаленні процесів.
Буде перевагою: досвід роботи в громадських/благодійних організаціях, грантових проєктах, ветеранських програмах або проєктах міжнародної технічної допомоги.
Що ми пропонуємо
Роботу в команді ГО «DoLadu» над програмами підтримки та професійної інтеграції ветеранів і ветеранок; можливість самостійно вести event-напрям і впливати на його процеси; різні формати заходів та взаємодію з бізнесом, експертами й партнерами.
