Адміністратор, адміністраторка (NGO)

Адміністратор відповідає за організаційну та документальну підтримку діяльності ГО «ДОЛАДУ», забезпечує впорядкованість внутрішніх процесів, підтримує роботу команди та сприяє ефективній взаємодії між підрозділами.

Основні обов’язки:

1.Управління календарем та координація

• планування зустрічей команди
• координацію внутрішніх та зовнішніх подій
• контроль перетину зустрічей та дедлайнів
• нагадування про ключові події

2. Документообіг та кореспонденція

• реєстрацію документів
• організацію зберігання
• контроль руху документів
• забезпечення доступу до актуальних версій
• ведення корпоративної пошти, листування

3. Структурування Google Workspace

• організацію структури Google Drive
• підтримання логічної системи папок
• контроль доступів
• оновлення документів
• підтримку єдиних стандартів зберігання інформації
• Це включає роботу з Google Docs, Sheets, Drive, Calendar та іншими інструментами.

4. Комунікація з командою

Адміністратор виступає як точка координації внутрішніх адміністративних питань, зокрема:

• інформування команди про організаційні зміни
• допомога у вирішенні операційних запитів
• координація внутрішніх процесів
• підтримка роботи між відділами

5. Оформлення первинної документації

• готує та оформлює первинні документи
• збирає необхідні підтвердження
• передає документи фінансовому менеджеру
• контролює повноту документації

6. Асистування фінансовому та операційному менеджеру

• підготовка документів для оплат
• збір рахунків та актів
• допомога у формуванні звітності
• підготовка внутрішніх документів
• координація процесів
• організаційна підтримка проєктів

Очікувані результати роботи:

• впорядкована система документів
• структурований Google Drive
• відсутність втрати інформації
• своєчасна підготовка документів
• ефективна координація команди

Вимоги до кандидата:

• досвід адміністративної або операційної роботи
• досвід роботи з документами
• системне мислення
• уважність до деталей
• вміння працювати з Google Workspace, Trello
• організаційні навички
• комунікаційні навички

Мови

• Українська — вільно.
• Англійська — на рівні, достатньому для роботи з міжнародними донорами (бажано B2+).

Ціннісна відповідність

Поділяє місію та цінності DoLadu.

Повага до теми ветеранів та соціальної вразливості.

Орієнтація на прозорість, партнерство і довіру.

Буде перевагою: досвід роботи в громадських/благодійних організаціях, грантових проєктах, ветеранських програмах або проєктах міжнародної технічної допомоги.

Що ми пропонуємо

Роботу в команді ГО «DoLadu» над програмами підтримки та професійної інтеграції ветеранів і ветеранок; можливість самостійно вести event-напрям і впливати на його процеси; різні формати заходів та взаємодію з бізнесом, експертами й партнерами.