Начальник секретаріату

Ми AMO Fintech — інноваційна фінтех-компанія, яка спеціалізується на наданні сучасних фінансових рішень та послуг. Ми прагнемо зробити фінансові операції швидкими, безпечними та зручними для наших клієнтів. Наша команда складається з професіоналів, які працюють над створенням та підтримкою продуктів, що відповідають найвищим стандартам галузі.

Ми шукаємо керівника, який зможе систематизувати документообіг компанії, оптимізувати внутрішні процеси та забезпечити перехід до сучасних цифрових рішень.

Основні завдання

• Організація та контроль ведення загального діловодства й електронного документообігу компанії.

• Аналіз чинних процесів роботи з документами, виявлення проблемних зон та розробка рішень для їх оптимізації.

• Ініціювання та впровадження електронного документообігу, автоматизації погодження, реєстрації, підписання, зберігання та пошуку документів.

• Участь у виборі, налаштуванні та розвитку систем електронного документообігу відповідно до потреб компанії.

• Розробка та актуалізація внутрішніх регламентів, інструкцій, положень і стандартів з питань діловодства.

• Організація приймання, реєстрації, обробки та відправлення вхідної й вихідної кореспонденції.

• Контроль правильності оформлення документів, дотримання встановлених процедур та строків їх опрацювання.

• Організація роботи з наказами з основної діяльності, контроль їх обліку та реєстрації.

• Побудова ефективної системи взаємодії між підрозділами щодо погодження, передачі, обліку та зберігання документів.

• Організація архівного зберігання документів, контроль дотримання вимог законодавства та взаємодія з архівними установами й підрядниками.

• Управління командою відділу: розподіл завдань, контроль виконання, моніторинг результативності та вдосконалення робочих процесів.

• Забезпечення дотримання вимог законодавства України, державних стандартів та внутрішніх нормативних документів компанії.

Наші очікування:

• Досвід роботи у сфері діловодства та документообігу, зокрема на керівних посадах, — від 2 років.

• Практичний досвід організації та вдосконалення процесів документообігу.

• Досвід впровадження або супроводу систем електронного документообігу та автоматизації роботи з документами.

• Досвід роботи у банківському, фінансовому або страховому секторі буде перевагою.

• Знання законодавства України, нормативно-правових актів і державних стандартів у сфері діловодства та архівної справи.

• Розуміння принципів електронного документообігу, електронного підпису, маршрутизації документів та розмежування доступів.

• Практичні навички роботи із системами «Вчасно», M.E.Doc, Дія та іншими сервісами електронного документообігу.

• Впевнене володіння MS Office.

• Високий рівень усної та письмової української мови.

• Досвід розробки внутрішніх регламентів, інструкцій та процедур.

• Уміння організовувати роботу команди, делегувати завдання, контролювати строки та оцінювати результати.

• Системне мислення, аналітичні здібності, уважність до деталей та орієнтація на результат.

Буде перевагою:

• Досвід роботи у страховій компанії, банку або іншій фінансовій установі.
• Розуміння вимог до зберігання документів, конфіденційності та контролю доступів у фінансовому секторі.
• Досвід впровадження CRM, ERP, СЕД або інших корпоративних інформаційних систем.
• Досвід роботи безпосередньо з CEO, правлінням чи керівниками бізнес-напрямів.

Що пропонуємо

• Графік роботи: Пн-Пт, 08:30—17:30;
• Корпоративне медичне страхування;
• Конкурентну оплату праці за результатами співбесіди.
• Офіційне працевлаштування в компанію;
• Участь у складних та цікавих інтеграційних проєктах.