Офіс-адміністратор

• Асканія-Пак - провідний український виробник, драйвер змін на ринку соусів, натурального чаю, меду, топінгів і джемів. Уже більше 20-ти років ми створюємо продукти, що визначають смак страв, роблячи моменти життя наших клієнтів та споживачів яскравішими. Ми не стоїмо на місці: розробляємо нові рецептури, впроваджуємо інновації, співпрацюємо з HoReCa, міжнародними та національними ритейлерами, пропонуючи як власні бренди ASCANIA та ASCANIA-PRO, так і Private Label-рішення. Асканія-Пак — це розвиток, якість, амбітність та великі можливості.
• Зараз шукаємо Офіс-адміністратора

• Мета посади: Організація ефективного функціонування офісного простору, координація внутрішніх комунікацій та створення комфортних умов для роботи команди та приймання гостей.

2. Ключові обов'язки та функції

• Адміністративно-господарське забезпечення:
  • Закупівля канцелярії, продуктів харчування (кава, чай, вода, солодощі), побутової хімії та розхідних матеріалів.
  • Взаємодія з орендодавцями, комунальними службами та підрядниками (клінінг, ремонт техніки, інтернет-провайдери).
  • Підтримання порядку в офісних зонах (reception, мітинг-руми, кухня).
• Документообіг та діловодство:
  • Приймання, реєстрація та розподіл вхідної/вихідної кореспонденції, робота з кур'єрськими службами.
  • Ведення первинної документації (рахунки від постачальників, акти виконаних робіт, касові документи) та передача їх у бухгалтерію.
  • Організація архівного зберігання документів.
• Комунікаційна функція:
  • Зустріч та координація відвідувачів офісу, дотримання правил ділового етикету.
  • Приймання та перенаправлення телефонних дзвінків, загальних електронних листів.
• Travel-підтримка та івенти:
  • Бронювання квитків, готелів, трансферів для співробітників у відрядженнях.
  • Допомога в організації внутрішніх корпоративних заходів або зустрічей партнерів.

3. Професійні вимоги (Hard Skills)

• Досвід роботи: Від 1 року на аналогічній адміністративній посаді.
• Освіта: Вища або незакінчена вища.
• Комп'ютерна грамотність: Впевнений користувач пакету MS Office/Google Workspace (Docs, Sheets), знання систем електронного документообігу та базових програм.
• Володіння мовами: Високий рівень грамотності (українська мова обов'язково).
• Навички роботи з технікою: Впевнене користування БФП (принтер, сканер, ксерокс), міні-АТС.

4. Особистісні якості та компетенції (Soft Skills)

• Організаторські здібності: Вміння розставляти пріоритети, мультизадачність, тайм-менеджмент.
• Комунікабельність та клієнтоорієнтованість: Доброзичливість, емпатія, тактовність, відсутність бар'єрів у спілкуванні.
• Уважність до деталей: Скрупульозність у роботі з документами, цифрами та розрахунками.
• Стресостійкість: Здатність швидко та без паніки реагувати на форс-мажори (наприклад, раптове відключення світла чи поломка техніки).
• Ініціативність: Проактивний підхід до покращення простору та затишку в офісі.

Графік роботи: 5/2, з 08:00 до 17:0 або з 09:00 до 18:00