Координатор ініціатив / Executive Assistant

Запрошуємо до команди Координатора ініціатив.

Ключова роль: Координація та організаційна підтримка ініціатив виконавчого директора: ведення реєстру задач, календарне планування, підтримка комунікації з міжнародними партнерами та супровід операційних і погоджувальних процесів у межах групи компаній.

Ваші основні обов’язки:

• Реєстр ініціатив та трекінг: ведення єдиного реєстру ініціатив (статус, власник, термін, наступний крок); оформлення доручень керівника у задачі та контроль їх виконання; підготовка щотижневого статусу по ініціативах для топ-менеджменту.
• Календар та зустрічі: планування календаря керівника; підготовка порядку денного та коротких брифів перед зустрічами; фіксація підсумків, домовленостей і задач за результатами зустрічей.
• Міжнародна комунікація та партнери: ведення організаційного листування та дзвінків із міжнародними партнерами англійською мовою; організація поїздок, візитів партнерів та делегацій.
• Дослідження та аналітика: підготовка аналітичних довідок про партнерів, ринки, конкурентів та грантові програми із залученням AI-інструментів та обов'язковою перевіркою джерел; підготовка чернеток листів, презентацій і звітів.
• Документообіг та процеси: ведення та супровід погодження договорів і бюджетних документів у внутрішніх процесах групи, контроль термінів і комплектності документів.

Наші очікування від кандидата:

• Досвід роботи: від 2 років у ролі Executive / Business Assistant, Project Coordinator або Junior Project Manager.
• Мовні навички: англійська мова на рівні Upper-Intermediate (B2) та вище — вільне ведення ділового листування й дзвінків із партнерами без перекладача.
• Проєктний менеджмент: вміння декомпозувати задачі, планувати, контролювати дедлайни та вести трекери (Todoist, Jira або аналоги).
• AI & Digital-інструменти: впевнене щоденне використання AI-інструментів (Claude, ChatGPT, Gemini) для аналізу даних і підготовки матеріалів; відмінне володіння Google Workspace, Excel та PowerPoint / Google Slides.
• Особисті якості: високий рівень системності (жодна домовленість не губиться), самостійність, аналітичне мислення, відмінна комунікація, дотримання суворої конфіденційності.

Буде плюсом:

• Досвід роботи в IT, Defense-Tech або виробничих компаніях.
• Досвід роботи з C-level керівниками.
• Розуміння процесів розробки ПЗ (Agile / Scrum).
• Досвід організації візитів делегацій та участі у виставках.
• Наявність посвідчення водія категорії B.

Що ми пропонуємо:

• Стабільність: офіційне працевлаштування.
• Формат роботи: гібридний формат.
• Графік: повний робочий день (Пн–Пт).
• Оплата праці: конкурентна заробітна плата (обговорюється за результатами співбесіди).
• Випробувальний термін: 3 місяці з чіткими та прозорими критеріями оцінки.
• Перспективи розвитку: можливість зростання до операційного або проєктного менеджменту.